データ入力事務の仕事内容、メリット・デメリット、未経験から始めるには?

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データ入力事務の主な仕事内容

営業の方が教材を販売する契約を顧客と交わし、その教材の部数や送付日時の記載された申請書を営業からFAXやメールで送ってもらい、不備をチェックしたのち出版担当にその申請書を送るというものです。

書類不備チェックというと難しく聞こえる方もいるかもれしれませんが、基本的には例えば発行可能部数が5冊単位なのに書類には13冊と記載されているとか、最短の発送日時よりも早い期日を指定してきているなどのわかりやすいミスを修正し営業にメールで連絡するというだけです。

ミスを心配する方もいらっしゃるかもしれませんが、申請書の内容をエクセルに入力し書類と異なっていないかなどは、複数人でダブルチェックするので、全員が間違えない限りミスというものはありません。

大抵は誰が入力作業をし誰がチェックをしたのかを台帳等に記載するので同じ仕事を複数人がやってしまう可能性などの心配もありません。

データ入力事務の仕事はこれ以外にも例えば食品の注文の申請書不備チェックの仕事などにも就きましたが、基本的にどれも内容に大した違いはありません。

またどの業界のデータ入力事務も通常はエクセルの別シートに”手順書”というものがあり、どのように業務を遂行していくのかが記載されているので、それに従って作業を進めるので、初日からさほど苦労することなく業務を遂行できるでしょう。

データ入力事務ならではのやりがい

私が従事したデータ入力事務では、どれもエクセルのシートに誰がその仕事を行ったかを入力するものがあるのですが、ここに自分の名前がズラリと並ぶと言い知れぬ快感が湧きました。

勿論同僚も同じやりがいを感じているので、ある種の競争のようなものが起こりますが、これが私にとってはとても強いやりがいでした。

また、たまにおかしな内容を送ってくる営業の方がいらっしゃるのですが、この方たちになんとかしてどの部分がおかしいのかを説明し、正しく修正された申請書の入力を完了したときもとても嬉しかったです。

大抵のデータ入力事務ではその日の最後に、ミスがあり修正が必要だった申請書も含めた、全ての申請書をバインダーに入れる作業があるのですが、この淡々とした作業を行っているときは、その日の業務が全て正常に完了したという実感がありたまらなく嬉しいです。

データ入力事務のマイナスポイント

業務内容はそれほど厄介なものではないのですが、人間関係が非常に厄介でした。

最近ですと管理者が正社員でないことが非常に多く、給料が殆ど変わらないのに名前だけの役職を与えられその役職に妙なプライドを持ってる方が多く、その方たちは殆ど業務をせずにメールのチェックなどをするだけで、酷い人ですと一日中おしゃべりをしている方もいました。

また私にとっては休憩時間が非常に苦しいものでした。

というのも、最近は休憩時間はずっとスマホをいじっている方が多く、ちょっとした世間話で人間関係を築いたりするのが非常に難しく、私はあまりスマホをいじるのが好きではないので、かなり疎外感がありました。

不思議な話ですが、業務中よりも休憩時間の方が人とのやり取りが圧倒的に少なくストレスを感じました。

データ入力事務の仕事に活かせる経験・スキル・資格

これといって必要な資格というのはありませんが、MOSを持っているとやはり作業効率がうんとよくなるのではないでしょうか。

またITパスポートを持っている方は、作業内容に関係がないにも関わらず一目置かれていたので、持っていて損はないと思います。

データ入力事務の仕事に向いている人・向かない人

淡々とした作業を、そつなくこなせる人や、日々の業務内容が変わらないものに耐えられる人が向いていると思います。

コミュニケーション能力は、最低限あれば問題ないので、例えば脱ひきこもりを目指している方にも向いていると思います。

また、タイピングが速い方は、もちろんその才能をいかんなく発揮できるでしょう。

逆に仕事にもっと刺激を求めている人や、肉体労働が好きな方は絶対に向いていないと思います。

業務は基本的に必要最低限のやり取りしかしないので、人とのコミュニケーションが好きな方もあまり向いていないと思います。

積極的に仕事をして認められ、キャリアアップしていくものではないので、将来大きな存在になりたい方や、とにかく多めの給料が欲しい方も向いていないと思います。

データ入力事務のキャリアパスとは?

私が通っていた職場では年功序列ともまた異なり、どのくらいその会社に勤めているかが完全に出世の判断材料でした。

給料アップを目指して、他の企業に転職したりせずに、淡々とした作業を毎日続け、できるだけ長くその職場に居続けることが出世の方法でした。

タイピングスキルは上がりますが、難しい作業がないのでIT関連に詳しくなって出世するというのも難しいと思います。

総括すると重要な部分は”精神力”と言えるでしょう。

長期間その仕事に就いても退屈せずに同じ作業を続けられる方が出世していきました。

しかし出世と言っても、「給料は殆ど変わらない名前だけのもの」でしたので、いわゆるバリバリ働きキャリアを上げるという印象ではありませんでした。

データ入力事務業界の最近の動向

業務としては、必要不可欠な内容なので、社会から消える内容ではないと思いますが、現在はコロナウィルスによりステイホームの事務職が増えていると思われるので、直接出社してデータ入力をする作業は少ないかもしれません。

またコロナウィルスの関係で、企業自体が業務縮小のために部門を一つ切り捨てる可能性もあるので、将来的に安泰とは言えないと思います。

特にデータ入力事務は、コールセンターやデバッグが多いので、電話対応なしのデータ入力事務となると希少でかつ必要性はありますが、重要視される仕事とは思えません。

企業や部署単位でなくならない限り、存続は続けると思いますが、給料が減るのではないかと私は思います。
あまり安定した仕事とは言えないでしょう。

ただデータ入力の中でも、教材販売となるとこれから学生がステイホームで勉強する機会が増える可能性があるので、賃金は減ったとしても作業としてなくなることはないと思います。

但しこれらも営業の方がどのくらい販売をしてくれるかが鍵となっているので、営業の方がコロナウィルスにかかってしまったりすると、仕事が急に減る可能性もあるかもしれません。

データ入力事務を未経験で目指すには?

一般的に仕事というとデータ入力事務を想像する方が多いと思いますが、難しいことは基本的にありません。

難しい作業も、基本的には手順書に従えば何も間違えることなく、円滑に進められるのでとにかく人間関係などで手こずってもやめずにとりあえず辞めずに続けることが重要です。

最初の一歩を踏み出せばあとは体も心も慣れていくので勇気を出して進めば問題ないでしょう。

私自身最初にデータ入力事務に就くまでは、ポスティングや倉庫内軽作業しかしたことがなかったので不安でしたが、最低限のコミュニケーション能力があり、ブラインドタッチができれば問題ないと思います。

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