冠婚葬祭業の総務事務の仕事内容、メリット・デメリット、未経験から始めるには?

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ホーム >> お仕事大図鑑 >> 冠婚葬祭業の総務事務の仕事内容、メリット・デメリット、未経験から始めるには?

冠婚葬祭業の総務事務の主な仕事内容

本社総務だったため、給与計算・社会保険等の労務処理や人材採用・教育・査定等の人事業務、社内行事の企画運営、健康診断などの福利厚生面の手配などを対応していました。

会社規模によって総務の担当する業務領域にかなりの違いはありますが、私のいた会社は地方の中小企業であり、社員数も500名程度でした。

本社内の各部署に配置された人数や部署数も多くはないため、複数の業務を兼務する状況でした。

また、役員秘書業務を兼務していたこともあり、来客対応から出張手配、役員に関連する雑務にも対応していました。

事務職というと一日机で作業をしているイメージが一般的ではありますが、幅広い業務領域であったため、私の場合は対外的な業務が多く、外出をして会議や客先訪問、役員同行をするかたわら事務処理を進めるという一日を過ごしていました。

そのため、集中して事務処理をする時間を意識して作り出す必要があり、業務の効率化を常に考えながら仕事をしなければなりませんでした。

冠婚葬祭業の総務事務ならではのやりがい

総務は、社員が働きやすいようにサポートをするというのが一番の使命です。

そのため、コンプライアンス面を意識し、会社が正しく運営される様に各種法律にも、ある程度の理解が必要とされます。

自分の仕事が、社員一人ひとりと会社全体に役立っているという感覚が持てるのは、総務という部署の魅力だと思っています。

事務職というのは毎日がほぼルーティン作業であり、目に見えて分かりやすい実績数値が出ることもありません。

正確に早く仕事をするのは褒められたことではなく、当たり前のことなので、その点を改めて評価される機会もほぼありません。

接客業とも異なりますので、相手から感謝されたりすることもありません。

しかし、総務の業務は社員が働いていく上では必ず必要とされるものです。

例を挙げていえば、給与計算は社員の生活に直結するため、正しい処理をすることがその社員の日々を支えているとも考えることができます。

総務として働いていた時、何度か社員からお礼を伝えられたことがありました。

「いつも迅速に対応してくれて、正確なアドバイスをくれてるから安心だ」と言われた時、それまで実感したことがなかったのですが、改めて自分の仕事の重要性に気づくことができました。

自分の役割がなくてはならないものだと思えることが、一番のやりがいでした。

冠婚葬祭業の総務事務のマイナスポイント

幅広い業務領域であるということは、必然的に業務量が多くなります。

部署内の人数が多ければ業務分担がされて一人当たりの負荷が大きくなることはないのですが、私の部署は業務量と部署人数が合っていない状況で、残業・休日出勤が他部署に比べて圧倒的に多かったと思います。

また、複数の業務を同時進行することが日常的であったため、急ぎの業務を複数受け持つということも発生し、スケジュールを意識した日々の過ごし方は、かなりのストレスでした。

また、総務は「他の部署では担当領域ではないけれど、どこかの部署が対応しなければならない」という場面において、まず業務を割り振られてしまう部署でもあります。

そのため、突発的に業務が舞い込んでくることがかなり多く、そのたびにスケジュールが狂うという苦労もありました。

冠婚葬祭業の総務事務の仕事に活かせる経験・スキル・資格

事務職のため、パソコンスキルは必須です。

エクセル・ワード・パワーポイントが使えることは当たり前と考えて間違いはないでしょう。

ですが、エクセルで言うのであればマクロが使えるレベルが必要か?と問われれば、そこまでは必要ありません。

使えるには越したことはありませんが、技術職レベルの高度なスキルは必要ないと思います。

冠婚葬祭業の総務事務の仕事に向いている人・向かない人

総務の場合、会社の窓口という役割もあるため、接客や電話応対が必ず発生します。

そのため、人と話すことが苦手という人は苦労するかもしれません。

また、これは総務に限ったことではありませんが、事務職は日々・毎月・毎年がほぼ同じことの繰り返しになりやすいため、集中力を維持できる方は向いていると思います。

私は事務職をずっと続けていますが、実は長時間の事務作業が性格的には苦手だと感じていたため、敢えて業務領域の広い総務という仕事を選びました。

毎日さまざまなことが起きて、退屈する暇もないほど忙しい日々でしたが、そのおかげで長年続けることができたと思っています。

ただし、いろいろなことを同時進行させなければならないため、一つのことを集中して終了させてからでないと進めない性格の方はかなり苦労すると思います。

冠婚葬祭業の総務事務のキャリアパスとは?

事務職は評価が非常につけにくい職種であります。

正確に早く仕事ができるのは皆同じなので、他の人との差がつきにくいからです。

その環境下でどのように出世するのかとなると、正直なところ社歴が長い人というのがリアルな答えではあると思います。

ただ、だからと言って長くいれば自然と出世できるかというと、そうでもないと思います。

自分は入社してから6年目で当時としては本社内で女性初の役職者となりましたが、理由を聞いたところ「仕事に対して積極的な姿勢と、リーダーとして他をまとめあげる素質を見込んだから」という回答でした。

どちらかと言えば、事務スキルの高さを評価されたというよりは、役職者として求められる要素があったかどうかが判断材料になったようです。

冠婚葬祭業の総務事務業界の最近の動向

冠婚葬祭業は新型コロナウイルスの影響もあり、これまで考えられていた安定した業界という考え方が通用しなくなったと思います。

以前よりも葬儀や婚礼の規模は縮小、あるいは延期となったため売上高も大幅にダウンしたと聞いています。

事務職全般で考えると、事務処理は必ず発生する仕事なので、景気に左右されないとは思いますが、これまでの対応人数から大幅に縮小するといった人員整理の対象にはなり得ると思います。

そうなったときに生き残るようにするためには、やはり高いスキルや知識を身につけていること。
何らかの資格を持っていること。
業務レベルの高さを評価してもらえるようにすることが大切です。

漠然と日々を流れ作業のように仕事を終わらせるのではなく常に効率化を求めること。
一日一個でも良いので、新しい知識を身につけること。

自分の仕事だけをしていれば良いという感覚ではなく、部署全体を見て不足している所は自分が補うことで円滑に部署が動くようにする。

そういった協調性も大いに必要とされます。

総務は特に様々な法律に関連した業務に携わりますので、日頃ニュース等で最新情報を入手する努力はした方が良いと思います。

冠婚葬祭業の総務事務を未経験で目指すには?

経理のように特殊知識がなければ仕事ができないという類ではないため、一般事務要素が多い総務で事務職を始めることは非常に良いと思います。

幅広い領域の仕事に携わるため、仮に次に転職をする際にもその知識が発揮できると思います。

広い知識を求められますが、逆の言い方をすれば深い知識がなくてもできるという捉え方もあります。

よく言われるのが「広く浅い知識がある状態が理想の総務担当」という考え方です。

たしかにその状態であれば総務としては十分だとは思いますが、そのレベルで終わらせるかどうかは自分自身です。

どこか一点でも深い知識があった方が絶対に自分への評価が上がります。
分かりやすい方法は資格を取ることです。

  • 社会保険労務士
  • パソコンスキル関連の検定
  • ストレスマネジメント検定
  • などなど

総務に関連する資格は多種多様です。

実績が見えにくい事務職であるからこそ、そういった努力をできる人が評価される人だと思います。

決して楽な仕事ではないと個人的には思いますが、その分自分の武器になると思って頑張ればきっと将来に繋がるはずです。

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